W poszukiwaniu straconego czasu – czyli jak zarządzać czasem

W poszukiwaniu straconego czasu – czyli jak zarządzać czasem

Jeśli zależy nam na wielu sprawach, chcemy jednocześnie realizować się w sferze zawodowej, być obecnymi w życiu naszych bliskich, troszczyć się o rozwój osobisty, a do tego orientować się co aktualnie dzieje się w świecie, to z dużym prawdopodobieństwem zabraknie nam czasu. W końcu doba ma tylko 24 godziny i niestety nie można jej rozciągnąć.... Możliwe jest za to nauczenie się zarządzania czasem.

Sprowadza się to do planowego i systematycznego wykonywania zadań, zmierzającego do osiągnięcia celów we właściwym momencie. Proces ten obejmuje zarówno wyznaczanie celów, planowanie, podejmowanie decyzji, a wreszcie – ich realizację, czyli stworzenie harmonogramu działań dla wykonywanych czynności, analizowanie kolejności działań, czasów trwania oraz wymaganych zasobów. Ostatnim procesem jest monitorowanie.

Aby skutecznie zarządzać czasem, musimy uświadomić sobie przyczynę strat czasu. Zwykle rozróżniamy dwie grupy przyczyn: wewnętrzne i zewnętrzne. Uwarunkowania wewnętrzne, czyli czynniki uzależnione od człowieka to przede wszystkim: brak przemyśleń na temat samego siebie, brak wiedzy na temat zarządzania czasem oraz pewne cechy osobowości.

Druga grupa to czynniki zewnętrzne, wśród których wyróżniamy: np. utrudnioną drogę do pracy, różnego rodzaju zebrania i narady, kolejki w sklepach i urzędach, niespodziewane telefony bądź wizyty, przeszkody w pracy wynikające z otoczenia (zgiełk, gwar), awarie urządzeń i instalacji czy niepunktualność osób z którymi współpracujemy – na nie jednak na ogół nie mamy wpływu.

Wielozadaniowość zawsze spowalnia

Jak dowodzi wiele badań, skupianie się na wielu rzeczach na raz nie jest możliwe. Umysł potrafi koncentrować się tylko na jednej rzeczy. Tak zwana „podzielna uwaga”, to tak naprawdę umiejętność przeskakiwania z jednego zagadnienia na inne. Co ciekawe – posiadają ją przede wszystkim kobiety. Jednak niezależnie od płci, największą efektywność – a więc i oszczędność czasu – można osiągnąć skupiając się na jednym zadaniu. Gdy poświęcasz mu pełną uwagę, zrealizujesz je znacznie szybciej. Jeśli w międzyczasie przyjdą Ci do głowy inne pomysły – zapisz je na kartce papieru i zrealizuj później. Noś zawsze przy sobie notes z miejscem na „zrzuty umysłu”, czyli wszelkie nowe pomysły do rozważenia później. Dzięki temu będziesz miał klarowny umysł i niczego nie stracisz.

Dziel swoje zadania na bloki tematyczne

Jeśli nie planujesz swojego czasu i nie dzielisz zadań na bloki tematyczne, prawdopodobnie marnujesz go na nieistotne drobiazgi. Większość z nas może podzielić swój harmonogram na podobne bloki takie jak praca, rodzina, zdrowie, znajomi, hobby. W bloku „rodzina” spędzasz czas z i dla rodziny – robisz wszystko co z nią związane.

W bloku „praca” koncentrujesz się na wszystkim co wiąże się z Twoją pracą, czyli codzienne obowiązki, szkolenia, uzupełnianie dokumentów itp. Jeśli bloki są rozbudowane – podziel je na dodatkowe podbloki.

Koniecznie uwzględnij przerwy: umysł nudzi się, gdy wykonujesz jedną czynność i zaczyna „odpływać”, natomiast Ty tracisz efektywność.

Po 1 godzinie efektywność spada o połowę. Im dłużej wykonujesz jakąś czynność, tym bardziej się męczysz i nie zauważasz, że robisz to mniej skutecznie. Jeśli pracujesz w pozycji siedzącej, zwłaszcza przed monitorem komputera – zadbaj o swoje zdrowie, kręgosłup i oczy. Nagradzaj umysł i ciało przerwami, a one odwdzięczą Ci się lepszą pracą, a więc i większą efektywnością.

Znana i dobra zasada Pareto

Gdy chcemy zrobić zbyt dużo w krótkim czasie, może się okazać, że nie zrobimy tak naprawdę nic. Stosujmy wówczas zasadę Pareto, inaczej nazywaną 80/20. Mówi ona, że zaledwie 20% czynności, które wykonujemy wpływa na 80% rezultatów, które otrzymujemy. Czyli jeśli w ciągu dnia wykonasz 10 zadań, tylko 2 z nich będą naprawdę ważne i istotne dla Ciebie. Doba ma tylko 24 godziny i nawet najlepsze systemy zarządzania sobą w czasie nie pomogą jej rozciągnąć.

Marzysz o sukcesie? Ustal priorytety!

Umiejętność ustalania priorytetów to cecha osób nie tylko o silnych moralnych przekonaniach, ale także umiejętność ludzi sukcesu. Najłatwiejszą metodą ustalania priorytetów jest metoda ABC. Jeśli kilka zadań ma podobną rangę, numerujesz je według ważności: A1, A2, A3, B1, B2, etc. Zadania B wykonujesz dopiero, gdy zrealizujesz wszystkie zadania oznaczone literką A. Nie wcześniej! Zadania C – gdy już nie będzie żadnego zadania A i B. Kluczem do odniesienia sukcesu jest poprawne oznaczenie zadań. Plan ten powinien być jak mapa z drogowskazami, dzięki którym trafisz prosto do celu. Kolejnym krokiem jest podjęcie działania i koncentracja na zadaniu tak długo, aż cel zostanie osiągnięty.

Organizuj tylko na papierze

Trenowanie pamięci to świetna siłownia dla naszego umysłu. Wiele osób wychodzi z założenia, że dzięki zapamiętywaniu swoich obowiązków, trenują pamięć. Ogólnie – ćwiczenia dla pamięci są jak najbardziej wskazane, jednak – nie w tym przypadku. Zawsze myśl z długopisem lub ołówkiem w ręce. Twórz listy zadań na konkretny dzień, tydzień, miesiąc, rok. Zapisując zadanie staje się ono dla Ciebie realne.

Jeśli nadal nie jesteś przekonany, pomyśl, że ludzki umysł działa jak komputer. Informacje przechowywane w pamięci podręcznej – RAM spowalniają jego działanie – lepiej zapisywać je na dysku twardym. Podobnie cele i zadania, które nie zostały spisane (pozostają tylko w głowie) powodują straty energii. Ludzki umysł działa tak samo! Gdy zapiszesz zadania na papierze, oczyścisz umysł i będziesz mógł skoncentrować się na najważniejszym – realizacji zadań i celów!

Jest jednak jeden warunek – zawsze ustalaj i zapisuj do kiedy wykonasz konkretne zadanie. Zapisz dokładną datę, a czasem nawet godzinę.

Skończ z „później”

Odkładanie rzeczy na później to największy zabójca planów – „później” zazwyczaj oznacza nigdy. Jeśli sporządziłeś już gotowy plan, natychmiast przejdź do działania! Zrób pierwszy krok w kierunku jego realizacji. Im wcześniej zaczniesz, tym wcześniej skończysz! Nawet prosty plan, który realizujesz ma większą wartość, niż najlepiej obmyślana strategia leżąca na biurku.

„Odkładanie spraw na później to złodziej marzeń”

– powiedzenie północnoamerykańskich Indian Kri

Dbaj o porządek – to naprawdę pomaga

Ponoć porządek jest dobry dla nudziarzy, bo tylko geniusz potrafi się odnaleźć w bałaganie. Jednak istnieje wiele badań, które temu przeczą. Wyniki pokazują, że osoby pracujące na nieuporządkowanym biurku, tracą przeciętnie półtorej godziny dziennie. Rzeczy zalegające na biurku rozpraszają uwagę, zaś odnalezienie czegokolwiek zajmuje dodatkowe minuty. Z powodu bałaganu na biurku tygodniowo można stracić aż 7,5 godziny, czyli prawie cały dzień pracy.